Cos’è lo Smart Working e perché è importante nel più ampio concetto di Innovazione?

Lo Smart Working è un diverso modo di intendere l’organizzazione all’interno di un’azienda, basata su due principi fondamentali.
Il primo è quello in cui la creazione di valore passa attraverso la capacità di sfruttare la “mass collaboration”, ovvero attivare un numero molto ampio di persone (decine, centinaia, migliaia) dentro e fuori i confini aziendali facendole lavorare in modo collaborativo tale da valorizzare al massimo le competenze, il talento, la creatività e l’energia tutta di ogni singolo. In altri termini deve coinvolgere tutti gli stakeholder, clienti, fornitori, collaboratori, dipendenti, partner.
Il secondo è: perché ciò funzioni ed abbia successo è necessario un profondo cambiamento nei modelli gestionali (e tecnologici) e negli stili di leadership: quindi un cambiamento culturale.

I tre elementi base della “mass collaboration”

La mass collaboration è l’insieme di tre componenti: i social media, lo spazio collaborativo e la value proposition.
I social media sono l’ambiente tecnologico online abilitante a sviluppare la collaborazione di massa. E’ un tassello importante che non deve essere sottovalutato per non vanificare gli altri sforzi e compromettere il risultato finale. Sono disponibili applicazioni di livello enterprise (ESN, Enterprise Social Network) accedibili via browser, tipicamente in cloud (ma non necessariamente) che racchiudono in sé tutti gli elementi che spesso si trovano disponibili separatamente (microblogging, subjects, profile, event, instant messaging, …) con le necessarie policy di sicurezza e di integrazione degli altri applicativi aziendali (funzionalità di stream) o di social network privati (facebook, twitter, linkedin, …), in modo da consentire la costruzione di un ambiente collaborativo veramente completo e funzionale al massimo, limitando così il numero di altre applicazioni che il singolo utente si trova nella necessità di usare quotidianamente, mail compreso.
Gli ambienti collaborativi mettono insieme le persone connesse tra di loro perché condividono uno o più obiettivi, ovviamente anche da casa, se sono da clienti, o stanno faecndo delle attività commerciali esterne al perimetro aziendale. Da sempre presenti nel mondo fisico (ad esempio in ambito religioso, sportivo, politico, …) sono notevolmente potenziate dalla virtualità della rete, tanto da consentire di creare legami ben oltre il “la regola dei 150” (il numero di Dunbar) che ne limita la numerosità nel mondo reale per la difficoltà di sostenere relazioni stabili. Gli ambienti collaborativi sono i veri creatori di contenuti, le fucine di idee, il potenziale più alto di scambio di esperienze, un potenziale da sviluppare e cogliere.
La proposta di valore è l’obiettivo in cui si raccoglie il gruppo di persone che collabora, da cui essa viene “convocata”. Determina la spinta, la motivazione, la volontà di lavorare insieme mettendo a disposizione la propria conoscenza, l’esperienza, le idee, sentendosi parte di un qualcosa più grande del proprio sé. Attorno alla proposta di valore si misura anche l’efficacia della collaborazione, la sua coerenza con gli obiettivi di business e l’efficienza della leadership.
Mass collaboration in sintesi:

  • chi: l’ambiente collaborativo;
  • dove: il social media (o per essere più precisi in ambito aziendale, l’Enterprise Social Network);
  • perché: per realizzare la proposta di valore.

Il ruolo del management nel “collaboration cycle”

Non bisogna fare l’errore di pensare, che la mass collaboration faccia venir meno il ruolo del manager, data la sua struttura che favorisce la collaborazione di tutti i componenti.
Chi collabora in un ambiente si riconosce intorno ad una proposta di valore, si scambia idee e commenti, sviluppa i contributi più significativi (con discussioni, domande, ricerche, approfondimenti, studi, …) fino ad arrivare a produrre innovazioni utili alla produzione di valore per l’organizzazione a cui appartengono.
In un tale quadro quale deve essere il ruolo del manager, che ha già abbandonato il ruolo di comando-controllo in totale antitesi con i concetti sopra esposti? Non va dimenticato poi che comunque i manager mantengono la responsabilità del risultato finale e che qualsiasi gruppo ha bisogno di una guida e di una qualche forma di strutturazione, per non rischiare la frammentazione e la conseguente dissoluzione,
Sono tre i ruoli chiave che i manager possono e devono giocare per assicurare il successo di una social organization.

Partecipazione.
Ovvero rimuovere qualsiasi ostacolo che si interponga sulla strada della collaborazione verso la produzione di idee innovative. Questo significa osservare attentamente quanto accade ed essere pronti a rispondere alle esigenze dell’ambiente collaborativo, sostenere (dando loro tempo e spazio) i membri in proporzione al loro impegno ed al contributo fattivo alle attività collettive.

Focalizzazione sulla proposta di valore.
Il manager deve assicurarsi che il lavoro proceda verso la declinazione pratica della proposta ideale monitorando il progresso delle attività, individuando un set di parametri e di obiettivi attesi. Se i risultati non fossero quelli voluti, deve intervenire affinché i membri dell’ambiente collaborativo ri-focalizzino o ri-strutturino il modo di operare della community stessa.

Valorizzazione della performance.
E’ essenziale che l’ambiente collaborativo sia rappresentato all’interno dell’organizzazione, pena il vanificare tutto il suo lavoro e disperderne il potenziale innovativo. Al manager quindi il compito di assicurare che sistemi informativi, funzioni e processi aziendali siano di supporto e non di impedimento al lavoro delle persone, e di garantire le connessioni fra ogni ambiente collaborativo online e le varie parti dell’organizzazione per far si che le innovazioni prodotte dal lavoro collaborativo possano diventare effettivamente produzione di valore per l’impresa e non rimangano relegate alle persone cha l’hanno ideata.

Risulta evidente che nello scenario dello Smart Working il ruolo del manager non perde minimamente di importanza, ma richiede una interpretazione completamente nuova, come d’altra parte nuovo è l’intero disegno organizzativo: la vera sfida, quella più difficile, ancora una volta è quella del cambiamento. Un tema ricorrente quando si parla di innovazione, ma d’altra parte come ci può essere innovazione senza cambiamento?

Fonte: Antony J.Bradley, Marc P.McDonald, Dachis Group, Marco Minghetti, Malcolm Gladwell