Così come l’attivazione della “mass collaboration” è l’elemento centrale dello Smart Working, l’Enterprise Social Network rappresenta l’elemento tecnologico a supporto delle attività collaborative.
Si intende quindi non uno strumento, ma un’intera piattaforma, di semplice utilizzo per gli utenti, il tempo di formazione tendenzialmente è prossimo a zero e quindi non rappresenta un ostacolo ad una veloce introduzione in azienda, e si integra facilmente con il resto delle applicazioni legacy e con le applicazioni social esterne all’azienda (facebook, twitter, linkedin, …)
Benché siano disponibili soluzioni che possono essere installate on-premise, quindi all’interno dei sistemi informativi aziendali, la modalità più utilizzata è certamente il cloud, sia per non avere ulteriori aggravi di gestione per l’IT, che per le caratteristiche stesse della piattaforma, che ben si prestano a tale utilizzo.

Le principali funzionalità

Le funzionalità che non possono mancare in un ottimo Enterprise Social Network sono:

    1. Microblogging.
      Per condividere brevi messaggi con colleghi (profili), o specifiche aree aziendali o progetti (soggetti), o anche community esterne, allegando file e/o link a pagine. Consente di avviare una conversazione o rispondere a quelle avviate da altri.
    2. Argomenti.
      L’uso degli Argomenti permette di separare le informazioni dal rumore, consentendo ad ognuno di seguire ciò che gli interessa e di attivare i necessari livelli di privacy e di sicurezza sulle informazioni presenti.
    3. Profili.
      Consente una migliore conoscenza dei colleghi, delle loro competenze, dei punti di forza e dei lavori che stanno svolgendo, oltre a facilitare la ricerca interna di collaborazione, ad esempio, per risolvere uno specifico problema di un cliente.
    4. Flussi interni.
      Realizza l’integrazione con le altre applicazioni aziendali, facilitando il lavoro dell’utente che vede diminuire il numero di ambienti diversi che quotidianamente deve usare per svolgere il suo lavoro.
    5. Videoconferenza.
      Benché si possa pensare che questa sia una funzionalità secondaria, in realtà rappresenta una grande facilitazione per la comunicazione, che come è noto non è solo verbale, anzi. Spesso il fatto che in azienda venga poco utilizzato uno strumento di questo tipo è dovuto alla mancanza di immediatezza nella modalità per usufruirne.
    6. Messaggistica istantanea.
      Strumento utile per una comunicazione immediata tra colleghi o utenti delle community esterne.
    7. Voice memo.
      Per gli utenti in mobilità, che sono un numero sempre maggiore, diventa utile poter postare delle note vocali, comunicando così con il proprio team ed i propri follower anche in situazioni particolari.
    8. Annunci.
      Utili per comunicare in modo semplice informazioni di carattere generale, come la chiusura di un nuovo ordine, l’avvio di un nuovo progetto, ma anche un piccolo party interno per festeggiare un compleanno o un nuovo collega.
    9. Sondaggi.
      Per usufruire rapidamente della intelligenza collettiva, o anche solo per facilitare l’organizzazione di un evento, la possibilità di porre domande e predisporre una lista chiusa di risposte è un metodo molto efficace.
    10. Flussi esterni.
      Per accedere ai consumer social network, come facebook, twitter, linkedin, perchè a tutti gli effetti sono parte integrante dei social media che ruotano attorno all’organizzazione, ma anche a feed rss, riunendo così in un unico strumento l’accesso alla gran parte delle fonti utili o necessarie.
    11. Community esterne.
      Funzionalità essenziale per poter coinvolgere in sicurezza tutto l’ecosistema che ogni azienda si costruisce, clienti, fornitori, partner.
    12. Enterprise Search.
      La possibilità di integrare all’interno della piattaforma la ricerca di informazioni che stanno su altri strumenti aziendali consente di aumentare l’efficienza con cui gli utenti svolgono il loro lavoro, ed anche la loro soddisfazione.
    13. Mobile.
      Ogni utente deve poter accedere alle proprie informazioni e condividerne di nuove in tutta sicurezza, dal proprio smartphone o tablet. Molto importante anche che l’applicazione mobile contestualizzi le informazioni per il singolo utente, in modo da evitare dispersioni di tempo date le limitazioni del dispositivo.
    14. Analisi.
      Le persone sono conversazioni, le conversazioni sono idee e conoscenza. Diventa essenziale poter monitorare gli argomenti più caldi, i soggetti più attivi, i contenuti più popolari.

    La sicurezza

    Un Enterprise Social Network deve garantire i massimi livelli di sicurezza per gli utenti e le informazioni che vi transitano. Questo in pratica significa:
    Autenticazione. L’identità digitale di una persona è un “bene” che sta assumendo sempre più valore e che quindi va difeso e protetto proprio come un bene fisico, senza che ciò sia a discapito della semplicità e facilità d’uso come potrebbe succedere moltiplicando il numero delle password utilizzate. E’ importante quindi poter usare lo stesso strumento di gestione delle identità normalmente già presente in azienda, come ad esempio LDAP (Active Directory), SSO (Kerberos, NTML) and SSO via SAML v2.
    Autorizzazione. Non tutti i collaboratori hanno bisogno di seguire tutto, ma solo ciò che è rilevante per il loro lavoro. Certe conversazioni, come ad esempio quelle di valenza strategica, devono poter avvenire con i necessari livelli di privacy, il che significa non solo non potervi accedere senza autorizzazione, ma non avere nemmeno l’evidenza che stanno avvenendo.
    Dati in transito. Tutti i messaggi, file e dati in genere durante la fase di transito devono essere criptati e protetti da spettatori indesiderati
    Dati archiviati. Tutti i messaggi, file e dati in genere devono essere archiviati, indipendentemente da dove, in modo crittografato.
    Mobile. La comunicazione con dispositivi mobili deve essere garantita dal protocollo SSL e deve essere possibile limitare le informazioni memorizzate sul dispositivo per limitare i danni in caso di perdita o di furto.

    L’aumento di efficienza

    Un recente studio di McKinsey ha evidenziato come un ottimo software di Enterprise Social Network può aumentare la produttività in relazione a 4 specifiche attività principali:
    Leggere e rispondere alle email. Circa il 28%, pari a più di 11 ore, della settimana lavorativa di un lavoratore medio è dedicato a leggere e rispondere alle e-mail. Lo studio indica che con l’adozione di un ESN questo tempo può essere ridotto di più di un terzo, circa 4 ore, per effetto della maggior reperibilità e condivisione delle informazioni precedentemente inserite, che riduce il tempo per trovare le risposte e diminuisce il numero delle email.
    Ricerca e raccolta delle informazioni. Mediamente il 19%, pari a circa 7.6 ore, sono dedicate alla ricerca di informazioni interne che sono in possesso solo di alcuni soggetti (non per questioni di privacy o sicurezza, ma solo organizzative). L’ESN è anche repository di informazioni e può consentire una riduzione media del 35%, quasi 5 ore a settimana, il che equivale a circa 2.7 ore per singolo lavoratore.
    Comunicare e collaborare internamente. Le attività svolte per comunicare, telefonate, email, di persona, consumano circa 5.6 ore di lavoro in media. Gli strumenti di comunicazione collaborativi di un ESN consentono una attività più snella ed efficace con un risparmio medio di circa 2 ore per lavoratore.
    Compiti specifici. L’esecuzione di compiti specifici consuma il maggior tempo per un qualsiasi ruolo, con una media di 15.6 ore alla settimana. Con l’uso di un ESN la produttività aumenta di circa il 15%, pari a 2.3 ore, per effetto della capacità di centralizzare più funzioni all’interno di un unico hub, piuttosto che costringere il lavoratore ad utilizzare più strumenti in ambienti diversi per svolgere lo stesso lavoro, con negativi effetti sull’ engagement.
    Sommando tutti i parziali si arriva a circa 11 ore, più del 25% del tempo complessivo di lavoro in una settimana, per un lavoratore medio: questo evidenzia come sia di gran lunga più importante valutare le caratteristiche del software di ESN come primo parametro di ponderazione, rendendo del tutto secondario l’aspetto economico.

    Fonte: McKinsey